Das Teilnehmermanagement der Roadtrack AG 
Effizienz und Komfort für Sie und Ihre Gäste !

Als integriertes System ermöglicht das Teilnehmermanagement von Roadtrack das einfache Zusammenspiel einer Online-Anmeldung mit weiteren Tools, wie Drucksachen, E-Mails und Vor-Ort-Erfassung. Das System bietet eine einfache, kostengünstige und elegante Lösung für das Management der Gäste bei Einzelveranstaltungen ebenso wie bei Roadshows.

Besonderer Vorteil: Das System ist skalierbar und lässt sich – vom günstigen Minimalsystem ausgehend – beliebig erweitern.

Übersicht der wichtigsten Features

Datenerfassung

• Übernahme der in Ihrem Unternehmen vorliegenden Gästedaten in unser System
• Identifikation und ggf. Korrektur unvollständiger, fehlerhafter und doppelter Datensätze
• Vergabe von Anmeldenamen und Passwort sowie weiterer Benutzerrechte
• Aufbereitung für den Versand

Personalisierte Drucksachen

• Erstellung persönlicher Einladungsbriefe, Anmeldebestätigungen, Eintrittskarten nach Ihren Wünschen und Vorgaben
• Kuvertierung, Frankierung, Auflieferung zum Versand im gewünschten Modus

Online-Tool

• Adaption unseres Online-Tools in Ihrem Firmenlayout
• Verlinkung mit Ihrer Homepage
• Auswahl möglicher Funktionen
  
  - Aktualisierung der Kontaktdaten durch den Kunden selbst
  - Anmeldung zur Veranstaltung
  - Anmeldung von Begleitpersonen, auch abhängig vom Teilnehmerstatus
  - Bei Roadshows: Auswahl zwischen verschiedenen Veranstaltungen
  - Anforderung von Informationsmaterial
  - Download-Bereich, z. B. mit Anfahrtskizzen zum Veranstaltungsort
  
  
• Die Benutzerführung ist betont einfach gehalten und auch für ungeübte User leicht verständlich

E-Mail-Kommunikation

• Mails in Ihrer Firmen-CI als sinnvolles und kostengünstiges Add-On zur Briefkommunikation oder als Stand-Alone-Tool
• Nutzung als Erinnerungsmail für Teilnehmer, zum Direktversand von Teilnehmerunterlagen oder für Nachfassaktionen

Unterstützung für das Veranstaltungsmanagement

• Laufend aktueller Überblick über den Anmeldestatus und die voraussichtlichen Teilnehmerzahlen
• Zuordnung der Teilnehmer auf einzelne Vorträge oder Seminare möglich
• Überwachung von Kapazitätsgrenzen
• Buchung von Hotelkontingenten

Teilnehmererfassung vor Ort

• Persönliche Begrüßung der Teilnehmer durch unser Personal vor Ort
• Erfassung der Gäste mittels Barcode-Reader

Detailliertes Reporting

• Vielfältige Auswertungen nach Ihren Wünschen möglich, z.B. No-Show-Quote, Anmeldeverlauf etc.
• Bereitstellung der überarbeiteten Kundendaten als Aktualisierung Ihres CRM-Systems